Provedba ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava iz OP „Konkurentnost i kohezija

Napomena: Odgovori se daju u skladu sa ZNP-om v. 5.0 i 5.1. osim ako je drugačije naznačeno.

IZMJENE UGOVORA

Izmjene manjeg značaja izmjene su koje ne utječu na već Ugovorom utvrđena prava i obveze Korisnika, ne utječu na svrhu i opseg projekta i njegove ciljeve te u odnosu na njih nije potrebno sklapati pisani dodatak Ugovoru. Izmjenama manjeg značaja smatraju se:

  • promjene naziva/imena ugovorne strane, adrese, bankovnog računa ili podataka koji se odnose na kontakte
  • preraspodjele sredstava između stavaka unutar pojedine aktivnosti projekta, bez obzira na postotak preraspodjele
  • izmjene koja rezultiraju preraspodjelom proračunskih stavki među aktivnostima koje uključuju odstupanje do i uključujući 20% ukupnog iznosa proračunskih stavki pojedine aktivnosti projekta.

Potrebno je razlikovati zahtjeve za manjom izmjenom ugovora (Obavijest o manjim izmjenama) od zahtjeva za izmjenom, odnosno sklapanjem dodatka ugovoru. Izmjene koje zahtijevaju sklapanje dodatka ugovoru navedene su u čl. 22.3. Općih uvjeta ZNP verzija 5.0 i 5.1. a primjer je takve izmjene produljenje razdoblja provedbe projekta. Izmjene koje nisu navedene u čl. 22.3. Općih uvjeta provode se temeljem Obavijesti o izmjeni manjeg značaja, a ne dodatka ugovoru. Primjer je takve izmjene preraspodjela sredstava između proračunskih stavki pojedinih aktivnosti projekta koja uključuje odstupanje manje od i uključujući 20%.

Sadržaj je oba dokumenta (Obavijesti o izmjeni manjeg značaja te Zahtjeva za izmjenom, odnosno sklapanjem dodatka ugovoru) sličan. Potrebno je navesti izmjenu koja se provodi/traži, razloge takve izmjene, odnosno izmijenjene okolnosti zbog kojih je nužno izvršiti izmjenu, te priložiti popratnu dokumentaciju koja dokazuje navode korisnika. Primjerice, u slučaju zahtjeva za produljenjem razdoblja provedbe, koje se temelji na produženju roka za izvođenje radova zbog izvanrednih okolnosti, uobičajeno je priložiti zahtjev izvođača za produljenjem radova, dodatak ugovoru o radovima (ako je sklopljen) te mišljenje stručnog nadzora nad građenjem o opravdanosti produljenja roka te izvanrednim okolnostima koje su uzrokovale produljenje. U slučaju da je predmet Obavijesti o izmjeni manjeg značaja / Zahtjeva za izmjenom preraspodjela sredstava između proračunskih stavki pojedinih aktivnosti projekta, podnosi se i tablica s preraspodjelom sredstava. Ako je predmet izmjene uvođenje novih proračunskih stavki, potrebno je obrazložiti vezu s projektnim aktivnostima te navesti kako uvedeni trošak pridonosi ciljevima i rezultatima projekta. Dodatno, prilikom zahtjeva koji se odnose na izmjenu proračuna ne smije doći do prekoračenja ukupno prihvatljivih troškova navedenih u čl. 3.2. Ugovora. Ujedno se napominje kako je prethodno navedenu tablicu preraspodjele s vidljivom izmjenom proračuna potrebno dostaviti uz zahtjev prilikom bilo kakve izmjene proračunskih stavki (preraspodjela sredstava, unošenje novih stavki ili pak zamjena članova projektnog tima s utjecajem na proračun, kao i u slučaju zamjene članova projektnog tima koji su imenovani u proračunskim stavkama). Kod zamjene člana projektnog tima (primjerice mijenja se osoba istraživača koja je dio projektnog tima kod IRI projekta), dostavlja se dokumentacija koja se odnosi na radni odnos te kvalifikacije novog istraživača (ugovor o radu i životopis). Napominje se da, sukladno Uputama za prijavitelje kod IRI projekata, tijekom provedbe projekta nije dopušteno mijenjati iznos jediničnog troška plaće

U Obavijesti o izmjeni manjeg značaja, kao i u Zahtjevu za izmjenom, odnosno sklapanjem dodatka ugovoru, potrebno je obrazložiti zašto je izmjena nužna, s obzirom na to da je isto pretpostavka dopuštenosti izmjene sukladno čl. 21. Općih uvjeta. Jednako tako, rezultat izmjene ne smije biti prekoračenje ukupnog iznosa bespovratnih sredstava navedenih u Ugovoru, a u slučaju da je projekt financiran putem državnih potpora, nedopuštenom se smatra preraspodjela sredstava između pojedinih proračunskih stavki između različitih potpora (potpore male vrijednosti, regionalne, savjetodavne, usavršavanje, sajmovi...).

U Obavijesti o izmjeni manjeg značaja, kao i u Zahtjevu za izmjenom, odnosno sklapanjem dodatka Ugovoru, potrebno je dokazati da do izmjene dolazi zbog nepredvidljivih okolnosti koje su nastupile nakon predaje projektne prijave na temelju koje je sklopljen Ugovor. Iznimka je od dokazivanja nepredvidljivosti kada se izmjena odnosi na:

  • preraspodjelu sredstava između pojedinih stavki proračuna prvotno sklopljenog Ugovora na način da je odstupanje od vrijednosti pojedine stavke manje od 10% u odnosu na planiranu, odnosno procijenjenu vrijednost stavke iz prvotno sklopljenog proračuna Ugovora, i/ili
  • izmjenu vrijednosti zaključenih ugovora o nabavi koja je manja od 10% osnovnog ugovora o nabavi roba i usluga te manja od 15% osnovnog ugovora o nabavi radova za stavke proračuna Ugovora koje se odnose na predmetne ugovore o nabavi roba, usluga i radova.

Ako preraspodjelom sredstava ne dolazi do odstupanja koje je veće od 20% izvorno unesenog (ili eventualno izmjenama Ugovora promijenjenog) iznosa glavnih proračunskih elemenata projekta, tada se takva izmjena provodi putem zahtjeva/obavijesti za manjom izmjenom. Dakle, svako odstupanje koje je ≤ 20% smatra se izmjenom manjeg značaja. Takav zahtjev dostavlja se PT-u 2 najkasnije sa ZNS-om u kojem se potražuju troškovi koji su vezani uz predmetnu preraspodjelu, a uz zahtjev dostavlja se tablica preraspodjele. Pritom je uputno zahtjev za manjom izmjenom dostaviti ranije, odnosno prije dostave ZNS-a u kojem se potražuju troškovi, kako bi voditelj projekta po odobrenju izmjene pravovremeno generirao novi obrazac ZNS-a koji šalje Korisniku. Za utvrđenje navedenog postotka računaju se kumulativno sve provedene preraspodjele, a u tablici preraspodjele željena preraspodjela stavlja se u odnos prema inicijalnom proračunu, a ne prema prethodnoj preraspodjeli. Dodatne informacije o pretpostavkama koje je potrebno zadovoljiti kod izmjena manjeg značaja navedene su gore pod kategorijom Izmjene, odgovor A.1.

U obrascu izmjene, odnosno na za to predviđenom mjestu u sustavu eFondovi, potrebno je pojasniti razloge zbog kojih dolazi do izmjene, kao i što je predmet izmjene, odnosno što se mijenja u konkretnom slučaju. Izmjenom je potrebno detaljno pojasniti nastalu situaciju te kako ista utječe na provedbu projekta.

Izmjene Ugovora kojima se uvode nove i/ili mijenjaju postojeće aktivnosti te s njima povezani prihvatljivi troškovi koje je moguće nadoknaditi prihvatljive su samo u slučaju kada su kumulativno ispunjeni sljedeći uvjeti:

a) izmjene su nastale zbog nepredvidljivih okolnosti koje su nastupile nakon predaje projektne prijave  na temelju koje je sklopljen Ugovor
b) izmjene su nužne za uredno izvršenje Ugovora
c) povezani troškovi ne prelaze ukupan iznos bespovratnih sredstava naveden u Ugovoru.

Nepredvidljivost okolnosti neće biti potrebno dokazati u slučaju iz čl. 21.5. OU-a, odnosno za stavke proračuna Ugovora koje se odnose na:

  • izmjenu vrijednosti zaključenih ugovora o nabavi koja je manja od 10% osnovnog ugovora o nabavi roba i usluga te manja od 15% osnovnog ugovora o nabavi radova
  • preraspodjelu sredstava između pojedinih stavki proračuna prvotno sklopljenog Ugovora na način da je odstupanje od vrijednosti pojedine stavke manje od 10% u odnosu na planiranu, odnosno procijenjenu vrijednost stavke iz prvotno sklopljenog proračuna Ugovora.

Kada je riječ o izmjeni koja rezultira preraspodjelom proračunskih stavki među aktivnostima koja uključuje odstupanje do i uključujući 20% (dvadeset posto) izvorno unesenog (ili eventualno izmjenama Ugovora promijenjenog) ukupnog iznosa proračunskih stavki pojedine aktivnosti projekta, Korisnik pokreće zahtjev za izmjenom Ugovora i dostavlja ga PT-u 2 bez odgode, a najkasnije sa zahtjevom za nadoknadu sredstava u kojem potražuje troškove koji su vezani uz predmetnu preraspodjelu.

S druge strane, kod nekih izmjena navedeni uvjeti nisu primjenjivi jer se ne mijenjaju / ne uvode nove aktivnosti/troškovi. Konkretno, za izmjene manjeg značaja koje se odnose na promjenu naziva/imena ugovorne strane, adrese, bankovnog računa ili podataka koji se odnose na kontakte, nije potrebno sklapati pisani dodatak Ugovora, već strana u odnosu na koju je nastala takva promjena pisanim putem, bez odgađanja, o nastaloj promjeni obavještava drugu stranu pokretanjem zahtjeva za izmjenom Ugovora na za to predviđenom mjestu u sustavu eFondovi.

Bitno je napomenuti da se Korisniku savjetuje slanje Izmjene manjeg značaja i prije dostave ZNS-a kako bi PT2, u slučaju da te izmjene uzrokuju i izmjenu obrasca ZNS-a, pravodobno izmijenio obrazac kojeg Korisnik potom mora ispuniti. Primjer: Korisnik je nakon provedenog postupka nabave preraspodijelio sredstva u proračunu. Izvorno planirana vrijednost nabave jednog računala iznosila je 7.000,00 kuna bez PDV-a, međutim nakon provedenog postupka nabave vrijednost računala iznosi 8.500,00 kuna bez PDV-a. U ovom slučaju potrebno je izmijeniti obrazac proračuna, pa slanje IMZ-a prije ZNS-a doprinosi učinkovitosti u provedbi projekta.

Dozvoljeno je, ali uz zamjenu odgovarajućom osobom. Odgovarajuća je osoba ona koja ne utječe negativno na dodjelu bodova projektnom prijedlogu za provedbene kapacitete prijavitelja/korisnika. Primjerice, ako je prijavitelj ostvario bodove zbog određenih kvalifikacija osobe koja je navedena u projektnom prijedlogu, a dio je projektnog tima, tada bi trebalo predložiti osobu jednakovrijednih kvalifikacija. Posjedovanje jednakovrijednih kvalifikacija dokazuje se odgovarajućim dokumentima poput životopisa, diplome i sl., ovisno o kvalifikaciji koja se dokazuje.

Samo ako je nečija funkcija bitna za ugovoreni projekt (npr. osoba ostvaruje plaću u projektu s obzirom na njezinu funkciju voditelja projekta). Ako se primjerice promjeni funkcija unutar društva poslodavca osobe koja vodi projekt (npr. osoba od savjetnika postane voditelj neke ustrojstvene jedinice poslodavca), ali i dalje je voditelj projekta, takvu izmjenu nije potrebno prijaviti, osim ako istodobno ne utječe na njezinu plaću, a obračun se plaća ne vrši po jednostavnoj metodi, već temeljem stvarno nastalog troška. Kod Poziva IRI-a plaće se obračunavaju primjenom pojednostavljene metode financiranja pa prethodno navedeno nije relevantno s obzirom na nemogućnost utjecaja promjene radnog mjesta te pripadajuće plaće na ugovorenu jedinicu obračuna.

Ako izmjena ugovora utječe na sadržaj ZNS-a, Korisnik treba pravodobno dobiti od PT-a 2 izmijenjeni obrazac za ispunjavanje, a ako PT2 takav obrazac ne dostavi Korisniku na vrijeme, uputno je da Korisnik bez odgode kontaktira voditelja projekta i upozori ga na kašnjenje.

Tablica za preraspodjelu sredstava popunjava se na način da se uz preraspodjelu koja je predmet izmjene navode i sve prethodne izmjene ili preraspodjele sredstava nastale tijekom provedbe. Svaka izmjena prikazuje se u odnosu na inicijalni proračun iz ugovora, a ne prethodnu preraspodjelu, pri čemu se za utvrđenje ukupne vrijednosti izmjene sve preraspodjele sredstava između aktivnosti projekta uzimaju u obzir kumulativno. Ako bi se na takav način ukupna vrijednost stavki projektnih aktivnosti izmijenila na način da preraspodjela uključuje odstupanje veće od 20%, razmatra se sklapanje dodatka ugovora, a sukladno čl. 22. st. 3. t. c) Općih uvjeta (za sklapanje dodatka trebaju se ispuniti uvjeti iz čl. 21. i 22. Općih uvjeta).

U tablici preraspodjele sredstava potrebno je sve izmjene označiti bojom kako bi bilo vidljivo što se mijenja.

Ušteda nije razlog da se traži preraspodjela sredstava, odnosno preraspodjelu s jedne stavke na drugu moguće je tražiti samo ako su povećani troškovi nužni i potrebni za provedbu ugovorenih aktivnosti. Dakle, ušteda omogućava preraspodjelu sredstava, ali sama za sebe nije razlog zbog kojeg se ona traži.

Da, jer PDV utječe na ukupnu vrijednost projekta, a i na potraživani iznos ako je PDV prihvatljiv trošak za predmetnog korisnika.

Može, ako za potrebu produljenja razdoblja provedbe nije odgovoran Korisnik (ili njegov partner), već je do potrebe za produljenjem došlo zbog opravdanih razloga u kojem slučaju Korisnik podnosi zahtjev za izmjenom ugovora kojim traži sklapanje dodatka ugovoru, odnosno produljenje razdoblja provedbe. U zahtjevu Korisnik navodi razloge zbog kojih traži produljenje te dokaze koji potkrjepljuju njegove navode. Primjerice, u slučaju zahtjeva za produljenjem razdoblja provedbe koje se temelji na produženju roka za izvođenje radova zbog izvanrednih okolnosti, uobičajeno je priložiti zahtjev izvođača za produljenjem radova te mišljenje stručnog nadzora nad građenjem o opravdanosti produljenja roka te izvanrednim okolnostima koje su uzrokovale produljenje. Potrebno je obratiti pažnju je li poziv u okviru kojeg je sklopljen pojedini ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava propisuje krajnji datum do kojeg moraju biti provedeni svi projekti. Ako je takav datum određen, tada ne može doći do produljenja razdoblja provedbe nakon navedenog datuma, neovisno o razlozima koji uzrokuju potrebu produljenja.

PROVEDBA

Provedba počinje u trenutku kada Prijavitelj preuzme obvezu prema drugom subjektu radi ostvarenja neke od aktivnosti projektnog prijedloga. Preuzimanjem obveze smatra se, primjerice, datum sklapanja prvog ugovora o nabavi robe, radova ili usluga, izdavanje narudžbenice, a kod projektnih prijedloga u kojima je predviđeno financiranje plaća početkom provedbe smatra se i početak rada projektnog tima.

Da, ako je tako predviđeno Uputama za prijavitelje. U tom slučaju prijavitelj preuzima rizik da mu se utrošena sredstva ne nadoknade ako se projektni prijedlog ne odobri.

Provedba počinje u trenutku kada Prijavitelj preuzme obvezu prema drugom subjektu radi ostvarenja neke od aktivnosti projektnog prijedloga. Preuzimanjem obveze smatra se, primjerice, datum sklapanja prvog ugovora o nabavi robe, radova ili usluga, izdavanje narudžbenice, a kod projektnih prijedloga u kojima je predviđeno financiranje plaća početkom provedbe smatra se i početak rada projektnog tima. Kako je za početak provedbe ključan trenutak prvog preuzimanja obveze prema drugom subjektu, sam postupak nabave (koji je potrebno provesti sukladno primjenjivom Pravilniku) može se provesti prije početka provedbe, ali naručitelj ne bi trebao preuzeti obvezu prema drugom subjektu, odnosno prihvatiti njegovu ponudu, sklopiti ugovor ili pak izdati narudžbenicu, ako ne želi da počne teći razdoblje provedbe projekta.

ZNS je kvartalno financijsko izvješće i ujedno Izvješće o napretku koje Korisnik podnosi PT-u 2 te kojim se potražuju bespovratna sredstva iz prihvatljivih troškova projekta. Sukladno čl. 15. OU-a, troškovi se mogu potraživati metodom nadoknade (tada Korisnik podnosi dokumentarni dokaz da je izvršio plaćanje sredstava čiju nadoknadu potražuje) ili, ako je tako određeno Ugovorom, troškovi se mogu potraživati metodom plaćanja (u kojem slučaju Korisnik sredstva potražuje unaprijed te plaćanja dobavljačima vrši temeljem dobivenih sredstava, o čemu podnosi dokaz PT-u 2 u roku određenom čl. 15. OU-a).

Nulti ZNS prvi je zahtjev koji Korisnik može podnijeti sukladno čl. 14.2. Općih uvjeta (dalje: OU). Naime, ako je na temelju Ugovora dopušteno započeti s provedbom projekta prije potpisa Ugovora, Korisnik ima pravo na retroaktivno potraživanje sredstava za sve troškove koji su nastali u razdoblju prije potpisa samog Ugovora. Nulti zahtjev za nadoknadu sredstava Korisnik može dostaviti danom stupanja Ugovora na snagu pa sve do isteka prva tri mjeseca od navedenog datuma. Uz troškove prije početka provedbe projekta, njime se mogu potraživati i troškovi do datuma podnošenja nultog ZNS-a.

ZNS je potrebno u cijelosti ispuniti, dakle podnosi se zahtjev sa svim ispunjenim rubrikama koje se traže primjenjivim obrascem ZNS-a. U slučaju kad se ZNS podnosi putem eFondova, opcija podnošenja nije moguća ako sve rubrike obrasca ZNS-a nisu uredno ispunjene.

Upute su za ispravno popunjavanje ZNS-a, odnosno Izvješća o napretku kako slijedi:

  • Radni list Provedba projekta:
    • U dijelu Opći podaci navode se podaci o početku i završetku izvještajnog razdoblja, dok se podaci o plaćenim/neplaćenim troškovima generiraju automatski u sustavu prema unesenim troškovima.
    • U dijelu Vrsta zahtjeva za sve zahtjeve osim završnog u padajućoj listi bira se Među-zahtjev.
    • U dijelu Aktivnosti za svaku se aktivnost zasebno izvještava (bez obzira jesu li nastali troškovi unutar aktivnosti ili ne) koji je stvarni početak provedbe aktivnosti (ako je aktivnost započela, dok se u suprotnom isto ne označava), također se označava i stvarni završetak aktivnosti (za one aktivnosti koje su završene, dok se u suprotnom isto ne označava) te se zaključno u dijelu Obrazloženje ostvarenja aktivnosti navodi koji su zadaci ostvareni u izvještajnom razdoblju (pri čemu korisnik za svaku aktivnost mora detaljno obrazložiti provedbu po pojedinim aktivnostima te kumulativno izvještava o ostvarenim zadacima tijekom provedbe projekta).
    • U dijelu Aktivnosti korisnik dostavlja i popratne dokumente kojima dokazuje provedbu aktivnosti.
  • Radni list Doprinos pokazateljima
    • U ovom je radnom listu potrebno navesti ostvarene rezultate pokazatelja na način da se navode podaci u dijelu Ostvarena vrijednost te se navodi opis ostvarenog pokazatelja u dijelu Obrazloženje postignuća pokazatelja. Korisnik za ostvarene pokazatelje dostavlja i dokaze koje učitava u dijelu Popratni dokumenti.
  • Radni list Horizontalna načela
    • U ovom je radnom listu potrebno navesti ostvarene utjecaje za horizontalna načela za koja je korisnik naveo da će imati pozitivan utjecaj u provedbi projekta. Opis o utjecaju projekta na načela unosi se u dio Obrazloženje ostvarenoga utjecaja za svako načelo zasebno. Korisnik za ostvarene utjecaje na horizontalna načela dostavlja i dokaze koje učitava u dijelu Popratni dokumenti.
  • Radni list Popis ugovora o nabavi
    • Ovaj je radni list potrebno ispuniti na način da se u tablicu unose informacije o realiziranim nabavama s popratnom dokumentacijom i objašnjenjima eventualnih odstupanja od plana. Potrebno je posebno paziti na nazive nabava, iznose, iznose PDV-a, planirane datume početka nabave te datum potpisivanja ugovora.
  • Radni list Potraživani plaćeni troškovi
    • Radni list plaćenih i neplaćenih troškova popunjava se na način da se za svaki trošak unose dokumenti troška (primjerice ugovor/račun i sl.) te dokumenti plaćanja (primjerice bankovni izvadak) pri čemu se svaki trošak mora ispravno povezati s proračunskom stavkom na koju se odnosi.
  • Radni list Praćenje izvršenja proračuna
    • Radni list sastoji se od dva dijela pri čemu se dio Praćenje izvršenja proračuna odnosi na sve prijavljene troškove te je korisnik dužan popuniti iznose prethodno odobrenih troškova u stupcu Prethodno odobreno.
    • Dio Plan podnošenja budućih zahtjeva korisnik samostalno popunjava te navodi podatke o svim budućim ZNS-ovima koje planira podnijeti tijekom provedbe projekta (u slučaju dostave završnog ZNS-a ovaj se dio ne popunjava).  Popunjava se na način da zbroj svih budućih ZNS-ova odgovara zbroju preostalih prihvatljivih troškova.
  • Radni list Rezultati provjere
    • U ovom radnom listu PT2 obavještava korisnika o prihvatljivosti ZNS-a (pri čemu ZNS može biti prihvatljiv, neprihvatljiv ili ga je potrebno doraditi)
  • Kada se ZNS ne podnosi putem eFondova, preporuka je da se dokumentacijski dokazi vezano za Popis potraživanih plaćenih i neplaćenih troškova pohranjuju i potražuju na način da se za svaku stavku proračuna otvoriti posebna mapa/folder s nazivom te stavke.

Predmetni radni list zapravo je izvješće o provedbi projekta. U navedenom listu potrebno je navesti sve relevantne podatke o provedbi projekta od početka provedbe pa do kraja razdoblja na koje se odnosi pojedini zahtjev za nadoknadu sredstava. Pritom se u polje Ostvarene aktivnosti upisuje ostvarenje svih mjerljivih aktivnosti prema popisu iz polja Planirane aktivnosti, dok se u polje Stvarno početak i Stvarno kraj navode podaci o stvarnom početku i završetku pojedinih projektnih elemenata.

Sukladno OU-u, ZNP verzija 5.0 i 5.1., komunikacija između PT-a 2 i Korisnika obavlja se putem sustava eFondovi te nije potrebno slanje poštom. U iznimnim situacijama kada komunikacija nije moguća putem sustava eFondovi, uvažavajući funkcionalnosti tog sustava, ili ako je riječ o pozivima na dodjelu bespovratnih sredstava koji nisu objavljeni putem sustava eFondovi, komunikacija između ugovornih strana obavlja se putem pošte (ili ovlaštenog pružatelja poštanskih usluga), telefaksa, u elektroničkom obliku ili osobnim dostavljanjem pismena, odnosno na način određen u pozivu na dodjelu bespovratnih sredstava, a što se utvrđuje Ugovorom. Pismena se u navedenim iznimnim situacijama dostavljaju uz obvezno naznačivanje referentnog broja Ugovora te se upućuju na dokaziv način, odnosno na način da ugovorna strana koja je uputila pismeno raspolaže dokazom da je ugovorna strana kojoj je pismeno upućeno isto zaprimila (povratnica/dostavnica, izvješće o uspješnom slanju telefaksom, putem elektroničke pošte odnosno potvrda o primitku druge ugovorne strane kojoj je pismeno upućeno u slučaju osobnog dostavljanja).

Kod onih ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava kod kojih se ne koristi sustav eFondovi te se izvornik ZNS-a dostavlja poštom, potrebno je i ispravak uputiti poštom.

U slučaju kada je popratna dokumentacija dostavljena elektronički, istu nije potrebno dostavljati i na CD-u/USB-u. Isto tako, dostava na CD-u/USB-u nije potrebna u slučaju korištenja sustava eFondovi jer se dokumenti pohranjuju putem predmetnog sustava.

U pravilu bi se aktivnosti trebale provoditi kako je planirano, odnosno sukladno indikativnom planu provedbe aktivnosti koji je naveden u prijavnom obrascu. U slučaju odudaranja podnosi se obavijest o manjoj izmjeni sukladno čl. 24. Općih uvjeta. Pritom, potrebno je paziti da kašnjenje u provedbi aktivnosti ne dovede do kašnjenja u provedbi projekta koji se treba provesti unutar razdoblja provedbe navedenog u Ugovoru.

U obrascu Zahtjeva za nadoknadu sredstva u dijelu Provedba projekta korisnik za svaku aktivnost u dijelu Ostvarene aktivnosti istim riječima prepisuje Planirane aktivnosti kad ih ostvari te za navedeno prilaže dokumentaciju kojom to dokazuje, a prilaže je u dijelu Popratni dokumenti. Ako planirana aktivnost nije ostvarena, korisnik ostavlja prazno.

Pod obrazloženja Korisnik navodi dodatne napomene kako bi pojasnio pojedinu aktivnost, postupak nabave ili drugu radnju o kojoj izvještava u okviru provedbe projekta.

Da, potrebno je navesti sve dokumente, između ostalog i dokumentaciju o provođenju nabave u radne listove 2. i 4. kako bi Korisnik dokazao da je proveo predmetne aktivnosti.

Ne, jer zahtjevima za nadoknadom sredstava (ZNS) koji ujedno uključuju izvještavanje o provedbi projekta mora biti pokriveno cijelo razdoblje provedbe, a nakon završnog ZNS-a ne podnose se daljnji zahtjevi.

Da, jer je uz potraživanje troškova svrha ZNS-a izvještavanje PT-a 2 o napretku planiranih aktivnosti (obrazac ZNS-a sadrži izvješće o napretku). Ako se ne potražuju troškovi, oni se ne navode u obrascu zahtjeva, već se ispunjava izvješće o napretku (čl. 15.10. OU-a).

Predujam se opravdava u prvim zahtjevima za nadoknadu sredstava, a najkasnije do završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava, pri čemu je preporučljivo da se predujam ne poravnava u cijelosti ili djelomično tek sa završnim zahtjevom. Dinamiku (iznos i vremenski raspored) opravdavanja predujma Korisnik dogovara s PT-om 2. Kod IRI projekata, ako se radi o projektu koji se sastoji od više faza, Korisnik sukladno ugovoru, točnije Posebnim uvjetima, ima pravo na isplatu predujma od 40% od vrijednosti prve faze projekta, a po odobrenju prve faze 40% od vrijednosti sljedeće faze projekta. Dakle, predujam se poravnava do završetka faze, a po odobrenju prve faze ostvaruje se pravo na isplatu novog predujma u prethodno navedenom iznosu.

Korisnik je dužan podnositi izvješća u rokovima određenim čl. 14.2 Općih uvjeta. Izvješća o napretku podnose se u roku od 15 (petnaest) dana od isteka svaka tri mjeseca od sklapanja Ugovora za to tromjesečno razdoblje, dok se završno izvješće kao dio završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava podnosi u roku od 30 (trideset) dana od isteka razdoblja provedbe projekta. Stavkom 3. istog članka određeno je:

Ako Korisnik ne podnese izvješća iz prethodnog stavka u predviđenim rokovima, PT2 ga na navedenu obvezu upozorava pisanim putem kroz komunikacijski modul sustava eFondovi te određuje naknadni rok za dostavu izvješća. Ako Korisnik ne dostavi traženo izvješće ni u naknadno ostavljenom roku, PT2 može obustaviti daljnja plaćanja (isplate) i/ili se može raskinuti Ugovor sukladno članku 26. ovih Općih uvjeta te zahtijevati povrat isplaćenih sredstava. PT-ovi i UT ne odgovaraju za štetu koja Korisniku ili partneru nastaje zbog mjere obustave plaćanja.

Potrebno je obratiti pažnju i na stavak 4. članka 14. Općih uvjeta koji određuje da se Ugovorom mogu odrediti kraći rokovi od onih određenih u čl. 14.2. Općih uvjeta.

Rokovi podnošenja izvješća navedeni su u čl. 14. OU-a. Sukladno čl. 14.2. OU-a izvješća se podnose u sljedećim rokovima:

  • Izvješća o napretku podnose se u roku 15 (petnaest) dana od isteka svaka tri mjeseca od sklapanja Ugovora za to tromjesečno razdoblje.
  • Ako je na temelju Ugovora dopušteno retroaktivno potraživanje sredstava za troškove koji su nastali prije potpisa Ugovora, Korisnik smije dostaviti prvi zahtjev za nadoknadu sredstava (zahtjev se može dostaviti danom stupanja Ugovora na snagu pa sve do isteka prva tri mjeseca od navedenog datuma). Sve sljedeće zahtjeve Korisnik dostavlja sukladno stavku 14.2. OU-a.
  • Završno izvješće dio je završnog zahtjeva za nadoknadu sredstava i podnosi se u roku od 30 (trideset) dana od dana isteka razdoblja provedbe projekta.
  • Korisnik je obvezan jednom godišnje podnositi izvješća nakon provedbe projekta, u razdoblju od najmanje tri ili pet godina, računajući od završnog plaćanja Korisniku (ovisno što je primjenjivo prema Ugovoru, u skladu s člankom 71. Uredbe (EU) br. 1303/2013). Rok je za dostavu navedenog izvješća 30 (trideset) dana nakon isteka svake godine dana od datuma završnog plaćanja. Dulji rok mora se posebno utvrditi u Ugovoru.

Uz izvješća o napretku podnosi se u istom roku popratna dokumentacija na kojoj se zasniva pojedino izvješće/zahtjev.

Krajnji je rok 60 dana kod redovnog zahtjeva za nadoknadom sredstava, a 90 dana kod završnog zahtjeva, ne računajući moguća pojašnjenja u postupku provjere zahtjeva, pri čemu postupak pojašnjenja utječe na tijek roka kod završnog zahtjeva. Sukladno Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava, PT2 provjerava te potvrđuje ili odbija zahtjev u roku od 30 dana od primitka. PT2 može zatražiti dodatne informacije određujući Korisniku rok za dostavu od minimalno 3, a najviše 10 dana, pri čemu vrijeme potrebno za dostavu ne utječe na tijek roka za provjeru zahtjeva. Završni zahtjev provjerava se u roku od 60 dana od primitka, pri čemu PT2 može zatražiti dodatne informacije u istom roku kao kod međuzahtjeva. Rok miruje za vrijeme postupka pojašnjenja, a nastavlja teći nakon primitka zatraženih informacija. Rok je za izvršenje plaćanja Korisniku 30 dana od dana isteka roka za provjeru zahtjeva za nadoknadom sredstava / završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava, odnosno prethodno navedenih 30 dana za redovni zahtjev i 60 dana za završni zahtjev.

Obrada ZNS-a u nadležnosti je Posredničkog tijela razine 2 (HAMAG BICRO ili PT2), a rokovi u kojima to tijelo postupa određeni su čl. 17. OU-a. Troškove/izdatke navedene u zahtjevima za nadoknadu sredstava (ZNS) PT2 provjerava i potvrđuje ili odbija u roku od 30 (trideset) dana od primitka tog zahtjeva. PT2 može zatražiti dodatne informacije od Korisnika u roku koji ne može biti kraći od tri ni duži od 10 (deset) radnih dana. Ako Korisnik ne postupi u skladu sa zahtjevom u roku koji odredi PT2 i za to nema opravdano obrazloženje, predmetni se troškovi ne potvrđuju. Troškove/izdatke navedene u završnom zahtjevu za nadoknadu sredstava provjerava i potvrđuje PT2 u roku od 60 (šezdeset) dana od dana njegova primitka. PT2 može zatražiti dodatne informacije od Korisnika u roku koji ne može biti kraći od tri ni duži od 10 (deset) radnih dana. Rok od 60 (šezdeset) dana nastavlja teći nakon primitka zatraženih informacija, pri čemu se vrijeme proteklo do podnošenja zahtjeva za dostavom informacija uračunava u ukupno trajanje roka u kojem se provjerava završni zahtjev za nadoknadu sredstava.

Plaćanje se vrši u roku od 30 (trideset) dana od dana isteka roka za provjeru zahtjeva za predujam / zahtjeva za nadoknadu sredstava / završnog zahtjeva za nadoknadu sredstava. Taj rok ne može biti dulji od 90 (devedeset) dana od dana kada je korisnik podnio zahtjev za plaćanje, osim ako su ispunjeni uvjeti za prekid roka u skladu s člankom 132. Uredbe (EU) br. 1303/2013. Sukladno navedenoj odredbi rok za isplatu može se prekinuti u bilo kojem od sljedećih opravdanih slučajeva: (a) ako iznos iz zahtjeva za isplatu ne dospijeva ili nisu dostavljeni odgovarajući popratni dokumenti; (b) ako je pokrenuta istraga u vezi s mogućim nepravilnostima koje se tiču navedenih izdataka.

Prihvatljivi troškovi, za razliku od neprihvatljivih troškova, mogu biti financirani bespovratnim sredstvima. Neprihvatljive projektne troškove snosi Korisnik (PDV za Korisnike kojima je PDV povrativ trošak, gubici zbog fluktuacija valutnih tečaja i provizija na valutni tečaj itd.). Pravilnikom o prihvatljivosti izdataka (NN 115/2018) određena su opća pravila prihvatljivosti troškova koji se odnose na ugovore sufinancirane u sklopu Operativnog programa Konkurentnost i kohezija u financijskom razdoblju 2014. – 2020. Međutim, Pozivom, kao i Obrascem A Ugovora, određeno je koji se troškovi od početka smatraju prihvatljivima za sufinanciranje, dok se ostali troškovi koji nisu uopće navedeni u Obrascu A smatraju neprihvatljivima jednako kao i troškovi navedeni u Obrascu A kao neprihvatljivi ili troškovi pored kojih je u proračunu naznačen iznos 0,00 kn. Primjerice, Pozivom i posljedično Obrascem A Ugovora određeno je da je nabava informatičke opreme prihvatljiv trošak, dok je trošak Upravljanje projektom i administracija neprihvatljiv. Korisnik može nabaviti vanjske usluge Upravljanja projektom ako su iste potrebne za provedbu projekta, ali trošak tih usluga neće moći biti nadoknađen Korisniku jer je trošak Upravljanja projektom i administracija neprihvatljiv trošak u okviru tog Poziva.

Pored navedenog, postoji mogućnost da troškovi koji su prvotno određeni kao prihvatljivi naknadno postanu neprihvatljivi uslijed kršenja odredbi Ugovora, odnosno počinjenih nepravilnosti. Primjerice, iako je nabava informatičke opreme prihvatljiv trošak sukladno Pozivu, ako Korisnik nije nabavu proveo sukladno primjenjivim pravilima nabave, mogu se utvrditi nepravilnosti i odrediti financijske korekcije te trošak predmetne nabave naknadno, u cijelosti ili djelomično, postaje neprihvatljiv.
Isto tako, postoji mogućnost da Korisnik u ZNS-u potražuje troškove koji u trenutku potraživanja nisu u skladu s Ugovorom te ih PT2 prilikom pregleda ZNS-a proglasi neprihvatljivima, ali Korisnik naknadno otkloni neusklađenosti i time neprihvatljivost troška, pa ga je Korisnik ovlašten potraživati u narednim zahtjevima.

Bespovratna su sredstva iznos novca koji se može dodijeliti Korisniku sukladno Ugovoru. Definira se u apsolutnim brojkama i u omjeru (postotku) u odnosu na ukupne prihvatljive troškove. Izvor bespovratnih su sredstava sredstva Europskog fonda za regionalni razvoj ili Kohezijskog fonda (iznimno kada je primjenjivo sredstva Europskog socijalnog fonda), a mogu biti sredstva državnog proračuna i druga nacionalna sredstva. Prihvatljivi troškovi oni su troškovi projekta koji su prihvatljivi za sufinanciranje jer udovoljavaju uvjetima primjenjivog Poziva na dodjelu bespovratnih sredstava (dalje: Poziv) za prihvatljivost troškova i Ugovora. Primjerice, prihvatljiv trošak za sufinanciranje u sklopu poziva su strojevi. U Obrascu A prijavljen je i prihvaćen za sufinanciranje CNC stroj koji bez PDV-a iznosi 100.000,00 kn, a iznos je bespovratnih sredstava 35% prihvatljivih troškova. Korisnik će pri potraživanju troškova poslati dokaz cjelokupnog troška CNC stroja uključujući i PDV gdje je 100.000,00 prihvatljiv trošak, 35.000,00 kn su bespovratna sredstva koja se naknađuju korisniku, a iznos PDV-a predstavlja neprihvatljive troškove.

Sukladno čl. 11.1. Općih uvjeta, prihvatljivi troškovi moraju nastati do kraja naznačenog razdoblja provedbe, osim ako pozivom na dodjelu bespovratnih sredstva u pogledu točno određenih troškova nije određeno drugačije, što se naznačuje i u Ugovoru. Računi moraju biti plaćeni unutar razdoblja prihvatljivosti izdataka čije je trajanje određeno Ugovorom. Izdatak je trošak koji je plaćen iz sredstava korisnika.

Iznimka od pravila da trošak mora nastati, odnosno račun biti izdan do kraja razdoblja provedbe projekta u pravilu se odnosi na trošak revizije projekta, kada je takva usluga predviđena projektnim proračunom. Takav trošak u pravilu može nastati u određenom roku nakon isteka razdoblja provedbe koji je određen Ugovorom. Razlog je tome što se radi o usluzi koja se po prirodi stvari može pružiti tek nakon provedbe projekta.

Razdoblje provedbe projekta razdoblje je u kojem se obavljaju projektne aktivnosti. Započinje početkom obavljanja aktivnosti projekta te istječe njihovim završetkom. Unutar ovog razdoblja troškovi moraju nastati da bi bili prihvatljivi za financiranje, uz određene iznimke (npr. trošak revizije projekta i trošak plaća osoblja), dok predmetni troškovi moraju biti plaćeni unutar razdoblja prihvatljivosti izdataka.

Izvještajno razdoblje ono je o kojem se izvještava u pojedinom izvješću koje korisnik podnosi sukladno Ugovoru. Sukladno čl. 14. Općih uvjeta Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, podnose se izvješća sadržana u obrascu zahtjeva za nadoknadu sredstava (dalje: ZNS), a radi se o sljedećim izvješćima:

  • Izvješće o napretku – podnosi se u roku od 15 dana od isteka svaka tri mjeseca od sklapanja Ugovora i odnosi se na tromjesečno razdoblje koje je ujedno izvještajno razdoblje (Posebnim uvjetima može se odrediti češća dinamika slanja izvješća, u kojem slučaju je izvještajno razdoblje kraće). Pritom je potrebno napomenuti da Korisnik izvještava o provedbi projekta u svakom izvješću od početka provedbe pa do kraja izvještajnog razdoblja na koji se odnosi pojedini zahtjev.
  • Završno izvješće o provedbi projekta te izvješće nakon provedbe projekta – završno izvješće odnosi se na cjelokupnu provedbu projekta, dok se izvješća nakon provedbe podnose jednom godišnje tijekom razdoblja trajnosti projekta (3 ili 5 godina), a izvještava se o održivosti projekta, poštivanju pravila trajnosti te ostvarenju onih pokazatelja koji se sukladno Ugovoru ostvaruju nakon provedbe projekta.

Izvještajno razdoblje ono je o kojem se izvještava u pojedinom ZNS-u koji korisnik podnosi sukladno Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava (kad korisnik dostavlja ZNS za tromjesečno razdoblje, to tromjesečno razdoblje naziva se izvještajnim razdobljem). Izvještajno razdoblje ZNS-a započinje danom potpisa ugovora. Za razliku od izvještajnog razdoblja, razdoblje provedbe projekta započinje prvim danom provedbe projekta te završava na datum kada projekt mora biti završen, odnosno svi radovi i usluge moraju biti izvršeni i proizvodi isporučeni, a prihvatljivi troškovi moraju nastati do kraja naznačenog razdoblja provedbe (osim ako pozivom na dodjelu bespovratnih sredstva u pogledu točno određenih troškova nije određeno drugačije, što se naznačuje i u Ugovoru).

U slučaju neispunjenja pokazatelja nadležno tijelo, odnosno Posredničko tijelo razine 2, može odrediti financijsku korekciju te ostvariti povrat sredstava razmjerno neostvarenju pokazatelja, međutim do takvog određenja neće doći ako je do neostvarenja pokazatelja došlo zbog utjecaja socioekonomskih čimbenika ili vanjskih utjecaja (čimbenika okoline) ili iz razloga više sile koji su utjecali na provedbu projekta.

Ranije ispunjenje pokazatelja nije problematično. Krajnji rok znači da je to konačan period do čijeg se isteka nešto može ispuniti, stoga nema zapreke, čak je poželjno da se pokazatelji ostvare i ranije. Pritom se napominje kako će se ostvarenje pokazatelja utvrđivati kod krajnjeg roka za njihovo ostvarenje (u konkretnom slučaju to je 2020. godina). Dakle, bitno je da se pokazatelj ostvari do isteka krajnjeg roka. U tom kontekstu Korisnik može trpjeti štetne posljedice ako nije ostvario ciljne vrijednosti u onom roku/godini koja je ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava određena za njihovo ostvarenje. Primjerice, u slučaju kad Korisnik ostvari određeni pokazatelj po završetku provedbe projekta u 2017.godini, on i dalje ima obvezu dokazati ostvarenje tog pokazatelja i za 2020. godinu s obzirom na to da mu je to ciljna godina za ostvarenje pokazatelja.

Ostvarenje pokazatelja dokazuje se tijekom razdoblja provedbe projekta u sklopu redovnih ZNS-ova i nakon razdoblja provedbe projekta u sklopu završnog zahtjeva i/ili izvješća nakon provedbe, sve ovisno o tome kada se pojedini pokazatelj treba ostvariti sukladno ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava, odnosno projektnom prijedlogu. Primjerice, kod IRI je projekata u pravilu već prilikom podnošenja prvog zahtjeva za nadoknadom sredstava potrebno izvijestiti o ostvarenju pokazatelja kojima je sukladno ugovoru rok za ostvarenje godina donošenja Odluke o financiranju. Kada se pokazatelji trebaju ostvariti u razdoblju nakon provedbe projekta Korisnik o njima izvještava u onom izvještaju nakon provedbe kojeg sukladno ugovorenim rokovima podnosi nakon roka u kojem je pojedini pokazatelj treba biti ostvaren. Kao popratna dokumentacija dostavlja se dokumentacija koja dokazuje ostvarenje pokazatelja sukladno ugovoru, odnosno projektnom prijedlogu i/ili Pozivu. Ako je pokazatelj, primjerice, broj patentnih prijava, podnosi se sama prijava, dok recimo za ostvarenje pokazatelja u smislu povećanja izvoza Korisnik dostavlja GFI za godinu za koju dokazuje povećanje izvoza.

Pokazatelj CO06 odnosi se na privatna ulaganja koja odgovaraju javnoj potpori poduzećima (bespovratna sredstva). Pokazatelj je potrebno ispuniti, pri čemu je kao dokaz ostvarenja pokazatelja CO06 potrebno dostaviti Izjavu o ukupnoj vrijednosti projekta prilikom dostave završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava.

Pokazatelj CO27 odnosi se na privatna ulaganja koja odgovaraju javnoj potpori odnosno javnim sredstvima u projektima inovacije ili istraživanja i razvoja. Navedeno predstavlja razliku između ukupne vrijednosti projekta i iznosa bespovratne potpore, izraženu u EUR prema tečaju 1 EUR = 7,6 HRK. Pokazatelj je potrebno ispuniti, pri čemu je kao dokaz ostvarenja pokazatelja CO27 Izjava korisnika o ukupnoj vrijednosti projekta (iz koje je vidljiv i iznos privatnih sredstava) prilikom dostave završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava.

Korisnik projekta uvijek može doći na sastanak uz prethodni dogovor s voditeljem projekta.

Sukladno Općim uvjetima, ZNP verzija 5.0 i 5.1. komunikacija između strana obavlja se putem sustava eFondovi.

U iznimnim situacijama kada komunikacija nije moguća putem sustava eFondovi, uvažavajući funkcionalnosti tog sustava, ili ako je riječ o pozivima na dodjelu bespovratnih sredstava koji nisu objavljeni putem sustava eFondovi, komunikacija između ugovornih strana obavlja se putem pošte (ili ovlaštenog pružatelja poštanskih usluga), telefaksa, u elektroničkom obliku ili osobnim dostavljanjem pismena, odnosno na način određen u pozivu na dodjelu bespovratnih sredstava, a što se utvrđuje Ugovorom. Pismena se u navedenim iznimnim situacijama dostavljaju uz obvezno naznačivanje referentnog broja Ugovora te se upućuju na dokaziv način, odnosno na način da ugovorna strana koja je uputila pismeno raspolaže dokazom da je ugovorna strana kojoj je pismeno upućeno isto zaprimila (povratnica/dostavnica, izvješće o uspješnom slanju telefaksom, putem elektroničke pošte odnosno potvrda o primitku druge ugovorne strane kojoj je pismeno upućeno u slučaju osobnog dostavljanja).

Dakle, popratna dokumentacija zahtjeva za nadoknadu sredstava dostavlja se PT-u 2 elektroničkim putem (sken izvornika na za to predviđenom mjestu u sustavu eFondovi), međutim PT 2 u svakom trenutku može zahtijevati od Korisnika dostavljanje (dijela) navedene dokumentacije i u papirnatom/tiskanom obliku.

Sukladno članku 11. Općih uvjeta Ugovora, projekt mora biti završen, odnosno svi radovi i usluge moraju biti izvršeni i proizvodi isporučeni, a prihvatljivi troškovi moraju nastati do kraja naznačenog razdoblja provedbe, osim ako pozivom na dodjelu bespovratnih sredstva u pogledu točno određenih troškova nije određeno drugačije, što se naznačuje i u Ugovoru. Za slučaj da je kupljeni stroj isporučen nakon razdoblja provedbe, trošak stroja ne može biti prihvatljiv za sufinanciranje, već trošak snosi Korisnik. Zbog navedenog sugerira se Korisnicima u ugovorima o nabavi stroja uglaviti odredbe o odgovornosti dobavljača za kašnjenje, neuredno ispunjenje odnosno neispunjenje. Vezano za plaćanje predmetnih troškova isporuke stroja, napominje se kako sukladno čl.13. Općih uvjeta troškovi moraju biti plaćeni do roka za dostavu Završnog zahtjeva za nadoknadu sredstava utvrđenog ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava (iznimka je korištenje metode plaćanja u kojem slučaju prihvatljivima će se smatrati troškovi koji se prijavljuju u Završnom zahtjevu za nadoknadu sredstava, ali nisu plaćeni do dana njegova podnošenja. U tom slučaju ti troškovi moraju biti plaćeni na način opisan u članku 15. stavku 15.8. Općih uvjeta.) U svakom slučaju korisnik troškove mora platiti do kraja razdoblja prihvatljivosti izdataka navedenog u Pravilniku o prihvatljivosti izdataka ili odredbama ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (ako se ne primjenjuje opće razdoblje prihvatljivosti izdataka).

Kupnja polovnog stroja ne može se sufinancirati. Pravilnikom o prihvatljivosti izdataka (NN 115/2018) u Prilogu 1 Popis neprihvatljivih i uvjetno prihvatljivih izdataka te pripadajućih izuzetaka i uvjeta utvrđeno je kako je kupnja korištene opreme neprihvatljiva za Europski fond za regionalni razvoj i Kohezijski fond, izuzev u slučajevima amortizacije i aktivnostima Prioritetne osi 10 Tehnička pomoć.

Može, primjerice u slučajevima kada se uz nabavu strojeva nabavljaju i radovi, a Korisnik pažnjom dobrog gospodarstvenika želi osigurati nabavu i dostavljanje stroja za vrijeme razdoblja provedbe ugovora. Korisnik je odgovoran za slučajnu propast i oštećenje stvari od njihova preuzimanja te za izvršenje Ugovora, stoga Korisnik mora osigurati izvršenje Ugovora sukladno projektnoj prijavi. Slijedom navedenoga, unatoč isporuci na adresu koja nije lokacija projekta, Korisnik naknadno može dostaviti, instalirati i pustiti stroj u rad na lokaciji projekta. U ovakvim se slučajevima preporučuje osiguranje revizijskog traga o dostavi na lokaciju koja je različita od lokacije projekta. U slučaju procijenjene vrijednosti nabave iznad 150.000,00 HRK preporučljivo je da lokacija dostave bude propisana Pozivom na dostavu ponuda i da se internim dokumentom poprati premještaj stroja.

Sukladno Uputi UT-a, Korisnik je dužan o istoj promjeni obavijestiti nadležno posredničko tijelo razine 2 (PT2), nakon čega će PT2 utvrditi:

- ima li promjena vlasništva utjecaj na ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, odnosno daje li se promjenom neopravdana prednost nekom drugom subjektu te radi li se o značajnoj izmjeni koja utječe na prirodu projekta, ciljeve i provedbene uvjete, a zbog kojih bi mogli biti dovedeni u pitanje prvotni ciljevi poziva

- bi li projekt (da je bio prijavljen s pravnim oblikom koji je dobio nakon promjene prava vlasništva) dobio bespovratna sredstva te je li možda neki drugi gospodarski subjekt oštećen u postupku odabira (dodjele bespovratnih sredstava) zbog prethodnog postupanja.

Bitno je napomenuti da, neovisno o izmjeni, Korisnik ne može koristiti veću stopu sufinanciranja od one koju je ostvario te se treba pristupiti proporcionalnom smanjenju iznosa bespovratnih sredstava ako bi projekt, utemeljeno na novim parametrima, ostvario manju stopu sufinanciranja.

Proračun iz prijavnog obrasca A, dio koji se zove Analiza troškova gdje su nabrojane sve stavke troškova po pojedinom elementu. Naime, i sam ZNS obrazac generira podatke iz prijavnog obrasca A te je u slučaju preraspodjele sredstava potrebno također voditi se tim istim proračunom.

U pravilu se potražuju troškovi koji su nastali u razdoblju na koje se odnosi izvještaj. Pritom nema zapreke da Korisnik u narednom zahtjevu potražuje troškove koji su nastali u razdoblju na koje se odnosi prethodni zahtjev ako takav trošak nije potraživan u prethodnom razdoblju (ili je zaboravljen pa nije potraživan ili je proglašen izuzetim prilikom obrade prethodnog zahtjeva, ali je korisnik otklonio neusklađenosti pa trošak potražuje u narednom zahtjevu).

Da, ako je tako određeno Ugovorom te ako se ne radi o plaćama, ostalim troškovima osoblja i dnevnicama koje se mogu potraživati samo metodom nadoknade. U dosadašnjim Pozivima gdje su prihvatljivi prijavitelji mikro, mala i srednja poduzeća i obrti u pravilu je dozvoljena samo metoda nadoknade.

Izuzetim se smatra onaj trošak kojeg PT2 privremeno nije odobrio prilikom obrade ZNS-a zbog nedostatka potrebnih informacija ili pak nedostatka dokaza da je Korisnik poštivao pravila određena Ugovorom. Ako Korisnik otkloni navedene propuste u za to ostavljenom roku, troškovi će biti potvrđeni. U suprotnom, kao i u slučaju kada su utvrđene nepravilnosti, troškovi neće biti potvrđeni u cijelosti ili djelomično. Predmetni postupak uređen je odredbama čl. 17. Općih uvjeta.

Potrebno je navesti ukupan iznos troškova projektnih aktivnosti, neovisno jesu li prihvatljivi ili ne, jer čine ukupnu vrijednost projekta. Dakle, navode se ukupni prihvatljivi troškovi i ukupni neprihvatljivi troškovi te ukupna vrijednost projekta. Iznos se odnosi na stvarne troškove nakon provedbe projekta.

Popratnu dokumentaciju uputno je označavati na način da se omogući što lakše snalaženje, nazivom dokumenta i organizacijom datoteka tako da isti odgovaraju pojedinim cjelinama u zahtjevu za nadoknadu sredstava (provedba, troškovi/financije, pokazatelji, vidljivost).

Da, ako je ugovorom određeno da razdoblje prihvatljivosti izdataka traje duže od razdoblja provedbe. Trošak mora nastati za vrijeme razdoblja provedbe projekta, a biti plaćen unutar razdoblja prihvatljivosti izdataka da bi bio prihvatljiv za financiranje. Trajanje razdoblja prihvatljivosti izdataka, kao i provedbe projekta, određeno je posebnim uvjetima ugovora.

Korisnici potpora mogu zatražiti jamstva HAMAG-BICRO-a sukladno uvjetima utvrđenima na stranici https://hamagbicro.hr/financijski-instrumenti/kako-do-jamstva/, pri čemu se napominje kako se potpore zbrajaju te Korisnik mora voditi računa o maksimalnom iznosu potpore male vrijednosti koja mu se može dodijeliti (maksimalan iznos svih dodijeljenih potpora male vrijednosti tijekom razdoblja od tri fiskalne godine ne smije biti veći od 200.000 eura). Također, jamstvo se ne može dodijeliti za iste troškove za koje je dobivena potpora (i obrnuto).

VIDLJIVOST

Sve aktivnosti informiranja i komunikacije vezane uz projekt, pa tako i promo materijal, moraju sadržavati sljedeće elemente:

  • amblem (zastavicu) Unije i tekst Europska unija
  • napomenu o fondu koji podupire projekt (operaciju): Projekt je sufinancirala Europska unija    iz… (naziv fonda):
    •  Europskoga fonda za regionalni razvoj
    • Kohezijskoga fonda
    • Europskoga socijalnog fonda
  • izjavu/slogan: Zajedno do fondova EU
  • logotip Europski strukturni i investicijski fondovi
  • isključenje odgovornosti: Sadržaj publikacije / emitiranog materijala isključiva je odgovornost (ime korisnika).

Amblem Unije prikazuje se u boji u svim medijima, kad god je to moguće, a crno-bijela verzija može se upotrijebiti samo u opravdanim slučajevima (kada je cjelokupni materijal u c/b verziji). Amblem Unije mora uvijek biti jasno vidljiv i na istaknutom mjestu, a njegovo mjesto i veličina prilagođavaju se veličini predmetnog materijala ili dokumenta. Za male promotivne materijale (npr. USB memorija, CD, olovka i sl.) dostatno je uključiti amblem Europske unije i tekst Europska unija. Ako se neka mjera informiranja ili komunikacije odnosi na projekt (operaciju) ili nekoliko operacija sufinanciranih iz nekoliko fondova, napomena o fondu ili fondovima mijenja se u: Projekt je sufinancirala Europska unija iz europskih strukturnih i investicijskih fondova.
Dokument Informiranje, komunikacija i vidljivost – Upute za prijavitelje za razdoblje 2014. – 2020. zahtjeve za vidljivost na publikacijama uređuje u točki 5.8.
https://strukturnifondovi.hr/wp-content/uploads/2017/03/Upute-za-korisnike-zadnja-verzija.pdf

Korisnik je dužan slijediti zahtjeve Uputa za korisnike za razdoblje 2014. – 2020. – Informiranje, komunikacija i vidljivost projekata (dalje; Upute). Sukladno Uputama, naljepnica treba biti istaknuta na vidljivom mjestu predmeta ili vozila koje je nabavljeno u okviru projekta. Kako bi sadržaj naljepnice bio jasno vidljiv, veličina naljepnice ovisit će o veličini predmeta/vozila koje se označava, dok točne dimenzije naljepnice nisu tražene Uputama, za razliku od plakata čija veličina mora biti najmanje A3. Sukladno točki 5.2. Uputa, dimenzije privremene informacijske ploče moraju biti takve da sadržaj bude jasno vidljiv (preporučene su minimalne dimenzije 70 x 100 cm). Trajna ploča ili pano moraju biti dovoljno veliki da njihov sadržaj bude jasno vidljiv, preporučene su dimenzije oko 65 x 50 cm, ako okolnosti dopuštaju.

Za male promotivne materijale (npr. USB memorija, CD, olovka i sl.) dostatno je uključiti amblem Europske unije i tekst Europska unija.

Naljepnica treba biti istaknuta na vidljivom mjestu predmeta koje je nabavljeno u okviru projekta, primjerice u slučaju nabave pametne ploče naljepnica mora biti zalijepljena na prednju stranu ploče.

Dokument Informiranje, komunikacija i vidljivost – Upute za prijavitelje za razdoblje 2014. – 2020. zahtjeve za vidljivost na internet stranici uređuje u točki 5.1:
Internet stranica, ako postoji, mora sadržavati sljedeće informacije:

  • naziv projekta (operacije) korisnika/partnera u projektu
  • kratki opis projekta (operacije)
  • ciljeve i očekivane rezultate projekta (operacije)
  • ukupnu vrijednost projekta i iznos koji sufinancira EU (u HRK)
  • razdoblje provedbe projekta (od – do)
  • kontakt osobe za više informacija.

 

Elementi su vidljivosti amblem Unije, tekst Europska unija i napomena o relevantnom fondu koji moraju biti prikazani na sljedeći način:
(a) Odmah po pristupu internetskoj stranici amblem Unije i upućivanje na Uniju moraju biti vidljivi unutar područja prikaza digitalnog uređaja bez potrebe pomicanja prozora.
(b) Napomena o relevantnom fondu mora biti vidljiva na istoj internetskoj stranici.
Također, na stranicu treba uključiti poveznice na relevantne internetske stranice:

  • link na www.strukturnifondovi.hr
  • link na stranicu operativnog programa iz kojega je sufinanciran projekt, ako ista postoji

Ako je internetska stranica korisnika ili projekta izrađena u sklopu projekta, osnovni elementi vidljivosti trebaju se nalaziti na naslovnoj stranici. Amblem (zastavica) Unije te napomena da je izradu internetske stranice sufinancirala Europska unija i iz kojeg fonda ponavljat će se na svakoj podstranici (npr. u podnožju stranice). Amblem Unije na internetskim stranicama prikazuje se u boji.
Dodatne informacije vezano uz obveze vidljivosti mogu se pronaći na sljedećim linkovima:
https://strukturnifondovi.hr/dokumenti/?doc_id=585&fondovi=esi_fondovi
https://strukturnifondovi.hr/wp-content/uploads/2017/03/Upute-za-korisnike-zadnja-verzija.pdf

Za vrijeme razdoblja trajnosti određenog ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava.

Ako je izrada web stranice financirana u okviru projekta, tada se osnovni elementi vidljivosti moraju nalaziti na naslovnoj stranici i bez skrolanja. Dodatno, amblem (zastavica) Unije te napomena da je izradu internetske stranice sufinancirala Europska unija i iz kojeg fonda ponavljat će se na svakoj podstranici (npr. u podnožju stranice).

Ako izrada web stranice nije financirana u okviru projekta, potrebno je barem na podstranici koja se odnosi na projekt naznačiti osnovne elemente vidljivosti koji moraju biti vidljivi bez skrolanja. Ovo nije potrebno napraviti na naslovnoj stranici.

NABAVA

Plan nabave dokument je u koji se upisuju sve nabave (planirane, u tijeku i provedene) koje su navedene u aktivnostima proračuna, odnosno proračunskim stavkama u Obrascu A Ugovora. Obrazac plana nabave ispunjava se na način da se navode pojedinačne nabave s iznosom procijenjene vrijednosti nabave prema kojem se potom određuje vrsta postupka sukladno primjenjivim Pravilima o provedbi postupaka nabava za neobveznike Zakona o javnoj nabavi (dalje: Pravila NOJN) ili važećem Zakonu o javnoj nabavi. Pri izradi plana nabave preporuka je da se posebna pažnja obrati i opisu predmeta nabave jer se u jednom projektu isti ili slični predmeti nabave moraju nabavljati zajedno u sklopu jedne nabave po grupama ili pojedinačno, ali u postupcima koji imaju biti provedeni sukladno postupku koji se po primjenjivom Pravilniku odnosi na zbrojene procijenjene vrijednosti tih pojedinačnih nabava.

Ukupna procijenjena vrijednost svih nabava mora odgovarati proračunu, odnosno ukupnim prihvatljivim troškovima projekta kada se izuzmu stavke koje ne ulaze u plan nabave (plaće, neizravni troškovi i amortizacija).

Da, plan nabave tijekom provedbe projekta može se izmijeniti i/ili dopuniti ako je isto potrebno i takav izmijenjeni/dopunjeni plan bez odgode dostavlja se PT-u 2. Primjerice, Korisnik tijekom provedbe projekta odluči provesti nabavu dodatne usluge (npr. edukacije) koja nije inicijalno bila predviđena planom nabave. U tom slučaju Korisnik je dužan dostaviti plan nabave u kojem je predviđen postupak nabave predmetnih dodatnih usluga.

Umjetna podjela nedopuštena je podjela predmeta nabave čime se ujedno mijenja njegova vrijednost kako bi se izbjegla primjena odgovarajućih pravila nabave te vrste postupka nabave. Predmet nabave potrebno je odrediti na način da predstavlja tehničku, tehnološku, oblikovnu, funkcionalnu ili drugu objektivno odredivu cjelinu. Primjerice, informatička oprema poput stolnih računala, tablet računala, pisača, diskovnog sustava i poslužitelja čini jednu cjelinu. Kada bi naručitelj tu cjelinu podijelio na manje jedinice te ih sukladno vrijednosti tih jedinica nabavljao u postupku nabave s jednim ponuditeljem umjesto u otvorenom postupku / postupku nabave s obveznom objavom (koji je trebalo provesti da su sve jedinice objedinjene), takva podjela smatrala bi se nedopuštenom, odnosno umjetnom podjelom predmeta nabave. Napominje se da se podjela predmeta nabave na grupe ne smatra umjetnom podjelom predmeta nabave jer se i dalje radi o jednom postupku nabave. Ujedno se napominje kako Korisnik u slučaju umjetne podjele predmeta nabave može provesti više zasebnih postupaka nabave, ali pritom mora voditi računa da sve postupke provede po pravilima koja bi vrijedila za objedinjeni predmet nabave, odnosno po pravilima transparentnijeg postupka.

Uvijek je potrebno provjeriti odredbe Pravilnika NOJN koji se primjenjuje na nabave u konkretnom projektu, a sastavni je dio ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
Pravila o provedbi postupaka nabava za neobveznike javne nabave (Pravilnik NOJN) ZNP verzija 5.0 i 5.1. u točki 4. uređuju sljedeće vrste postupaka:

a)           postupak nabave s jednim ponuditeljem
b)           postupak nabave s obveznom objavom
c)           posebne postupke nabave u točno određenim slučajevima (slanjem ili objavom poziva na dostavu ponuda na jednog ili više ponuditelja).

Pravilnik NOJN ZNP verzija 5.0 i 5.1. ( kao i 4.0.) za razliku od nekih ranijih verzija više ne zahtijeva da se u postupku koji se sklapa temeljem jedne ponude prikuplja ponuda više ponuditelja. Jedini zahtjev određen za postupak gore naveden pod točkom a) jest da se za sklapanje ugovora ili izdavanje narudžbenice odabere sposoban ponuditelj.

Sukladno ranijoj verziji Pravilnika NOJN (v. 3.0.) prije početka postupka temeljem jedne ponude naručitelj je obvezan istražiti relevantno tržište za predmet nabave pretraživanjem interneta ili slanjem upita za ponudu određenom broju (najmanje tri) međusobno neovisnih gospodarskih subjekata (koji nisu međusobno povezani niti su partnerska poduzeća), odnosno neovisnih od naručitelja, a prema njegovu mišljenju mogu izvršiti predmet nabave. Postupak počinje slanjem poziva na dostavu ponude gospodarskom subjektu u kojem se navode najmanje sljedeći podaci:

  • opis predmeta nabave
  • količina predmeta nabave
  • datum do kojeg se mora dostaviti ponuda
  • navod o dokumentaciji koju ponuditelj treba dostaviti
  • rok isporuke robe, pružanja usluge ili izvođenja radova
  • rok i uvjeti plaćanja
  • ostali uvjeti za izvršenje ugovora (po nahođenju naručitelja).

Naručitelj mora osigurati da rok za dostavu ponude nije kraći od 10 kalendarskih dana od dana kada je potencijalni ponuditelj primio Poziv.

Sukladno Pravilima o provedbi postupaka nabava za neobveznike Zakona o javnoj nabavi (dalje: Pravila NOJN) ZNP verzija 5.0 i 5.1., postupak temeljem jedne ponude provodi se za nabavu robe, radova i usluga ukupne procijenjene vrijednosti do (uključujući i) 150.000,00 kuna bez PDV-a, dok se za vrijednosti iznad navedenog vrijednosnog praga primjenjuje postupak s objavom poziva na dostavu ponuda na internetskoj stranici www.strukturnifondovi.hr. Kod postupka temeljem jedne ponude Korisnik odabire gospodarski subjekt sposoban za izvršenje predmeta nabave, a postupak provodi na način da bira između sklapanja ugovora o nabavi ili izdavanja narudžbenice koja treba sadržavati sve bitne odredbe u skladu sa Zakonom o obveznim odnosima. Dakle, nije potrebno provoditi postupak istraživanja tržišta, kao ni slati poziv na dostavu ponude na tri subjekta, međutim nema zapreke da Korisnik provede istraživanje tržišta radi osiguravanja revizijskog traga o vrijednosti nabavljene robe/usluga/radova. Naime, pravo je nadležnog tijela koje prati provedbu ugovora da, u slučaju da postoji sumnja da je ugovorena cijena s dobavljačem/ugovarateljem neopravdano visoka, zatraži dodatne popratne dokumente i (ili) provede analizu tržišnih cijena te, ako je to opravdano, u postupku kontrole prihvatljivosti troškova/izdataka takve troškove/izdatke proglasi neprihvatljivima.

Nema zapreke da se postupak na temelju jedne ponude podijeli u grupe kao u postupku s Obavijesti o nabavi, međutim preporuka je da se predmetni postupak provede kao cjelina, s obzirom na to da podjela na grupe nije obveza, a može biti nepraktična prilikom pripreme i provedbe takvog postupka.

Pravilnik NOJN ZNP verzija 5.0 i 5.1. (kao i 4.0) poznaje postupak nabave s obveznom objavom za nabavu roba, usluga i radova ukupne procijenjene vrijednosti veće od 150.000,00 kuna bez PDV-a. Poziv na dostavu ponuda objavljuje se na internetskoj stranici www.strukturnifondovi.hr. Pritom naručitelj može dodatno poslati i poziv na dostavu ponude na tri ili više gospodarskih subjekta po svom izboru te je dužan provesti postupak uzevši u obzir sve zaprimljene ponude. Sadržaj poziva na dostavu ponuda, rok za dostavu ponuda te ostale uvjete poziva potrebno je odrediti sukladno točkama 1. i 2. ovog Pravilnika, a pregled i ocjenu ponuda provesti sukladno točki 3. Pravilnika NOJN. Za odabir ponude dovoljna je jedna pristigla ponuda koja udovoljava traženim uvjetima iz poziva na dostavu ponuda.

Pravilnik NOJN v. 3.0. poznaje postupak s objavom Obavijesti o nabavi za nabavu roba ili usluga iznad 500.000,00 kuna, odnosno radova iznad 1.000.000,00 kuna (bez PDV-a). Obavijest o nabavi (dalje: OoN) također se objavljuje na internetskoj stranici www.strukturnifondovi.hr. Minimalan je rok za dostavu ponude 20 kalendarskih dana od dana objave OoN-a (točka 9. Pravilnika NOJN). Sadržaj obavijesti o nabavi te dokumentacije naveden je u točki 8. Pravilnika NOJN, dok postupak pregleda i ocjene uređuju odredbe točaka 10. – 16. Po završenom pregledu i ocjeni donosi se odluka o odabiru ponude ili pak poništenju postupka.

Uvijek je potrebno provjeriti odredbe Pravilnika NOJN koji se primjenjuje na nabave u konkretnom projektu, a sastavni je dio ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Neovisno koja je verzija Pravilnika NOJN primjenjiva, naručitelj mora paziti da predmet nabave opiše na jasan i nediskriminirajuć način, omogućavajući natjecanje među ponuditeljima i usporedivost ponuda u odnosu na zahtjeve koje je postavio. Potrebno je izbjegavati upućivanje na robne marke u opisu predmeta nabave, osim ako je ista neophodna kako bi se predmet mogao točno opisati, a i tada svaka takva uputa mora biti popraćena izrazom ili jednakovrijedno.

Kada je na postupak nabave primjenjiva verzija Pravilnika NOJN 2.0. – 3.1., Korisnik poništava postupak sukladno odredbama točke 11. Pravilnika. Naručitelj u slučaju poništenja postupka, a sukladno točki 11.3. Pravilnika NOJN:

  • ponovo pokreće postupak nabave ili
  • sklapa ugovor o nabavi na temelju pregovaranja s ponuditeljima pod uvjetima da se izvorni uvjeti iz istog postupka nisu izmijenili. U ovom slučaju Naručitelj nema obvezu ponovnog javnog objavljivanja, već se šalje upit za ponudu određenom broju (najmanje tri) gospodarskih subjekata koji prema NOJN-u mogu izvršiti predmet nabave (mogu biti i ponuditelji koji su već dostavljali ponude u postupku koji je poništen) na temelju prethodno obavljene analize tržišta (mora postojati dokaz o obavljenoj analizi), osiguravajući pritom tržišno natjecanje na način da svi subjekti pod jednakim uvjetima mogu sudjelovati u tom postupku, na jedinstvenom tržištu Europske unije. Prethodna analiza tržišta provodi se sukladno točki 4.2. Pravilnika pretraživanjem interneta ili slanjem upita za ponudu određenom broju (najmanje tri) međusobno neovisnih gospodarskih subjekata (koji nisu međusobno povezani niti su partnerska poduzeća), odnosno neovisnih od NOJN-a, a prema mišljenju NOJN-a mogu izvršiti predmet nabave.

Odluka o odabiru šalje se svim subjektima koji su podnijeli ponudu.

U slučaju da su navedeni točno navedeni modeli robe u obrascu A, odnosno prilikom podnošenja projektne prijave, u nabavi se trebaju tražiti najmanje karakteristike tih modela, međutim tako da se u nabavi ne pogoduje određenom subjektu, odnosno bez upućivanja na točno određeni model odnosno marku. Traženje drugačijih karakteristika predstavlja manju izmjenu ugovora u kojoj je potrebno dokazati nužnost i nepredvidivost. Nužnost i nepredvidivost mogu se posebice dokazati u slučaju izmjene minimalnih karakteristika informatičke opreme s obzirom na napretke u tehnologiji koji se ne mogu predvidjeti u trenutku podnošenja projektne prijave, odnosno sklapanja ugovora. Preporučljivo je, radi izbjegavanja ove situacije, u projektnoj prijavi ne navoditi točne marke/modele/tipove, odnosno na njih ne upućivati minimalnim zahtijevanim karakteristikama.

Dodatno se napominje kako se može putem Obavijesti o izmjeni manjeg značaja napraviti izmjena naziva stavke ako je naziv stavke takav da u nazivu sadrži određene modele/karakteristike. Nužnost i nepredvidljivost se u tom slučaju ne treba dokazivati ako je predmet nabave ostao isti, odnosno ako se ne uvodi novi predmet nabave. Primjerice, naziv stavke je Lenovo Legion Y530 Laptop koji se putem izmjene manjeg značaja mijenja u naziv Prijenosno računalo, dok je predmet nabave i dalje Lenovo Legion Y530 prijenosno računalo.

Ne, za takve je nabave dovoljno imati narudžbenicu jer je točkom 4.1.2. Pravila ZNP verzija 5.0 i 5.1. propisano kako NOJN slobodno bira između sklapanja ugovora o nabavi ili izdavanja narudžbenice koja treba sadržavati sve bitne odredbe u skladu sa Zakonom o obveznim odnosima.

Sukladno točki 4.1. Pravila o provedbi postupaka nabava za neobveznike Zakona o javnoj nabavi (dalje: Pravila NOJN) koja uređuje postupak nabave s jednim ponuditeljem, nije potrebna priprema otpremnice. Korisnik će morati raspolagati otpremnicom samo ako je sam predvidio takav dokument ugovorom o nabavi. Otpremnica je dokument koji služi više prodavatelju da može dokazati da je otpremio robu kako bi istu naknadno mogao i fakturirati, a ne kupcu kao dokaz primitka robe.

Da, sva nabavljena roba mora se početi koristiti, odnosno staviti u funkciju prije završetka razdoblja provedbe projekta, a sukladno odredbama ugovora o nabavi koji je Korisnik sklopio s dobavljačem.

Točkom 5.2 Pravila propisano je da ako je NOJN-ov projektni prijedlog u fazi ocjenjivanja kvalitete u postupku dodjele bespovratnih sredstava bodovan na temelju podataka o sudjelovanju na točno utvrđenim sajmovima, konferencijama ili sličnim događajima, ne provodi se nabava (nadmetanje) u odnosu na trošak sudjelovanja na takvim aktivnostima. Slijedom navedenoga, u slučaju da projektni prijedlog nije bodovan na temelju podataka o sudjelovanju na točno utvrđenim sajmovima, konferencijama ili sličnim događajima, za nabave sudjelovanja na sajmovima potrebno je provesti primjenjiv postupak nabave. Dodatno napominjemo, bez obzira radi li se o sudjelovanju na točno utvrđenim sajmovima i sl. koji su bodovani u projektnom prijedlogu ili ne, u slučaju da to sudjelovanje na sajmu, konferenciji i sl. Korisnik osigurava preko agencije kao posrednika potrebno je za takve posredničke usluge provesti postupak koji se primjenjuje na nabavu usluga u skladu s Pravilnikom NOJN.

U kontekstu provedbe EU sufinanciranih projekata ex-ante je prethodna provjera dokumentacije o nabavi za postupak nabave koji će provesti Korisnik u sklopu projekta, a samu ex-ante provjeru vrši nadležno tijelo. Svrha je prethodne provjere dokumentacije spriječiti eventualne nepravilnosti u postupcima nabava, a posebno dati Korisniku preporuke o bitnim odstupanjima u dokumentaciji koja bi mogla utjecati na prihvatljivost izdataka. Nadležno će tijelo upozoriti Korisnika na odstupanja u dokumentaciji uočena prilikom prethodne (ex-ante) provjere te mu dati preporuke za unaprjeđenje dokumentacije o nabavi radi izbjegavanja nepravilnosti koje bi mogle utjecati na prihvatljivost izdataka i određivanje financijskih korekcija u skladu s Ugovorom i Pravilima o financijskim korekcijama. Kod potvrde Plana nabave PT2 obavijestit će Korisnika o tome koje nabave ulaze u ex-ante provjeru.

U kontekstu provedbe EU sufinanciranih projekta ex-post je kontrola nabave nakon što je postupak nabave proveden, pri čemu Korisnik za potrebe dokazivanja prihvatljivosti nastalog troška dostavlja PT-u 2 svu zahtijevanu dokumentaciju, podatke, informacije i pojašnjenja (u nastavku teksta: informacije) potrebna za utvrđivanje je li nabava provedena u skladu s relevantnim propisima i Ugovorom. Potpune informacije dostavljaju se nakon što se nabava provede, a najkasnije u trenutku podnošenja Zahtjeva za nadoknadom sredstava u kojem se potražuje trošak/izdatak vezan uz konkretnu nabavu, odnosno u roku iz članka 15. stavka 15.8. Općih uvjeta, ako se trošak potražuje metodom plaćanja.

Sukladno Općim uvjetima Ugovora, svrha je prethodne provjere dokumentacije spriječiti eventualne nepravilnosti u postupcima nabava, a posebno dati Korisniku preporuke o bitnim odstupanjima u dokumentaciji koja bi mogla utjecati na prihvatljivost izdataka. Nadležno tijelo upozorava Korisnika na odstupanja u dokumentaciji uočena prilikom prethodne (ex-ante) provjere te mu daje preporuke za unaprjeđenje dokumentacije o nabavi radi izbjegavanja nepravilnosti koje bi mogle utjecati na prihvatljivost izdataka i određivanje financijskih korekcija u skladu s Ugovorom. S obzirom na to da je provedba projekta isključiva odgovornost Korisnika, sukladno čl. 6. Općih uvjeta Ugovora, i da nadležno tijelo daje preporuke, propust u dostavi nema učinka, naročito u situacijama kada Korisnik ocijeni da zbog ispunjenja obveza iz ugovora (npr. dostave stroja u razdoblju provedbe ugovora) mora bez odlaganja započeti postupak nabave.

Minimalni rokovi za dostavu ponude određeni su za neobveznike javne nabave pravilima koja uređuju postupke nabave za osobe koje nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi (dalje: Pravilnik NOJN) te je uvijek potrebno provjeriti sadržaj Pravilnika koji je dio konkretnog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Pravilnik NOJN ZNP verzija 5.0 i 5.1. ne poznaje postupak jednostavne nabave, već razlikuje sljedeće postupke:
a)            postupak nabave s jednim ponuditeljem
b)           postupak nabave s obveznom objavom
c)            posebni postupak nabave u točno određenim slučajevima (slanjem ili objavom poziva na dostavu ponuda na jednog ili više ponuditelja).

Za postupak nabave s jednim ponuditeljem nije propisan minimalan rok za dostavu ponude, dok se kod postupka nabave s obveznom objavom, koji dodatno može uključivati i slanje poziva na dostavu ponude na 3 ili više subjekata, primjenjuje rok koji ne može biti kraći od 8 dana. Međutim, ranije verzije Pravilnika NOJN poput verzije 3.0. koja u točki 4. uređuje postupak temeljem slanja poziva na dostavu ponude (tzv. Jednostavna nabava) određuju da je minimalan rok za dostavu ponude 10 dana. Potrebno je uvijek provjeriti odredbe primjenjivog pravilnika koji je sastavni dio Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Svaka obavijest o odluci o utvrđenoj nepravilnosti koja se dostavlja Korisniku sadrži Pouku o pravnom lijeku. Korisnik je ovlašten izjaviti prigovor sukladno predmetnoj pouci, pri čemu je bitno da se prigovor izjavi u roku i nadležnom tijelu.

FINANCIJE I RAČUNOVODSTVO

Direktna je uplata banke dobavljaču, u slučaju da je tako određeno Ugovorom o kreditu, dozvoljena. Korisnik i dalje ima obvezu dokazivanja izvršenog plaćanja, odnosno Korisnik mora pribaviti te u vlastitoj evidenciji čuvati dokument kojim dokazuje predmetno plaćanje.

U slučaju plaćanja dobavljačima od strane banke izravno iz sredstava kredita, kao dokumentacijski dokaz plaćanja potrebno je dostaviti potvrdu o plaćanju iz kredita, odnosno nalog za plaćanje koji sadrži sljedeće podatke: broj ugovora o kreditu ili broj partije kredita, naziv i OIB Korisnika, datum plaćanja, plaćeni iznos, naziv i OIB dobavljača kojima je izvršeno plaćanje, osnova plaćanja (broj računa/predračuna).

Ako se Korisnik za provedbu projekta koristi uslugama ili nabavlja robu iz inozemstva, takav će trošak dobavljač/izvođač na računu iskazati u stranoj valuti.

Za potrebe uvrštavanja ovog troška u Zahtjev za nadoknadom sredstava i potraživanja/priznavanja troška od HAMAG-BICRO-a, bit će potrebno preračunati iznos troška u kune (pri konverziji može doći do tečajnih razlika).

Budući da se obveze prema dobavljačima/izvođačima iz inozemstva evidentiraju u kunskoj protuvrijednosti u poslovnim knjigama u RH, za preračun strane valute koristi se srednji tečaj HNB-a na datum računa odnosno plaćanja (ako je isto izvršeno u stranoj valuti).

Po konačnom računu uspoređuje se dobiveni iznos prema srednjem tečaju HNB-a na datum računa s ukupnim iznosima koji su plaćeni po istom, a priznaje se onaj ukupni iznos od dva uspoređena koji je nepovoljniji za Korisnika.

U slučaju da je isto određeno Ugovorom, u svrhu provedbe projekta otvara se zaseban račun za potrebe projekta te će se na isti izvršiti isplate predujma i svih ostalih plaćanja prema Korisniku. Međutim, nije potrebno prebacivati vlastita sredstva na predmetni račun s obzirom na to da Korisnik može vršiti sva plaćanja i s vlastitog računa.

U slučaju da je isto određeno Ugovorom, Korisnik ima pravo na isplatu predujma u svrhu provedbe projektnih aktivnosti. Kako bi ostvario pravo na predujam, Korisnik mora dostaviti Zahtjev za isplatom predujma u PT2 na obrascu koji je objavljen u Pozivu na dostavu projektnih prijedloga, a u sklopu kojeg se provodi predmetni projekt. Opravdanost potraživanja predujma (uključujući i najvišeg dopuštenog iznosa), dokazuje Korisnik, a procjenjuje PT2 te mora biti u skladu s planiranim aktivnostima u okviru projekta i napretkom provedbe projekta.

Korisnik ima obvezu predujam koristiti namjenski, a nakon opravdanja/poravnanja predujma po odobrenim Zahtjevima za nadoknadom sredstava ne postoji zapreka za prebacivanjem odobrenih sredstava na vlastiti račun.

a) Je li nužno u knjigovodstvenoj evidenciji nakon stavljanja predmetne imovine u upotrebu istu iskazivati također na zasebnim kontima koja u sebi sadrže i oznaku projekta (KK.03.2.1.01.00xx), jer ćemo na taj način za istu vrstu objekata, postrojenja i opreme u upotrebi imati dva različita konta – jedan konto za postojeće „stare“ objekte, postrojenja i opremu i novi konto s oznakom projekta za „nove“ objekte, postrojenja i opremu, a s računovodstvenog gledišta riječ je o istoj vrsti imovine, samo je razlika u načinu njenog financiranja?

a) Sukladno ugovoru postoji obveza odvojenog vođenja imovine nabavljene prema projektu. Nema zapreke temeljem ikakvog propisa da postoje dva konta postrojenja i opreme, pri čemu je jedan u nazivu označen kao projekt xy. Također, u samom nazivu sredstva u popisu dugotrajne imovine važno je staviti oznaku projekta kako bi se to sredstvo moglo pratiti po kartici osnovnog sredstva te na popisu dugotrajne imovine.

b) Kakav je stav vezano za evidentiranje ispravka vrijednosti predmetne imovine (financirane kroz projekt) kada se stavi u upotrebu i počne amortizirati? Treba li akumuliranu amortizaciju (ispravak vrijednosti) predmetne imovine i sam trošak amortizacije evidentirati na zasebnim kontima (kroz cijeli vijek upotrebe) koja u sebi sadrže oznaku projekta?

b) Nije nužno iskazivati amortizaciju na zasebnom kontu. Trošak amortizacije koji će se kasnije obračunavati (nakon proteka razdoblja prihvatljivosti) nije više predmet provjere ugovornog tijela.

a) S računovodstvenog aspekta izdatci za usluge nadzornog inženjera uključuju se u nabavnu vrijednost građevinskih objekata (konto razreda 0-nula) te će slijedom toga kao trošak biti iskazani kroz amortizaciju (konta skupine 43-Amortizacija) tijekom korisnog vijeka trajanja objekata. Postavka je da se i bespovratna sredstva po osnovi nadoknade izdataka za usluge nadzornog inženjera prihoduju na vremenskoj osnovi „paralelno“ s amortizacijom pripadajućih objekata. Je li to prihvatljivo?

a) Sukladno računovodstvenim standardima, u nabavnu vrijednost imovine ulaze svi troškovi do dovođenja te imovine u upotrebu, pa tako i troškovi nadzornog inženjera. Nadalje, sukladno računovodstvenim standardima, prihodi od subvencija za nabavu dugotrajne imovine koja se amortizira priznaju se u prihode u razdobljima i omjerima u kojima se priznaje trošak amortizacije te imovine (navedeno je propisano u okviru HSFI 15 – Prihodi).
Potpore koje će biti sučeljene s rashodima u budućim razdobljima u razdoblju kad su primljene iskazuju se kao odgođeni prihod. U budućim razdobljima uključit će se u prihod proporcionalno iznosu priznatih troškova.

b) Plaćeni izdatci za savjetodavne usluge upravljanja projektom izravni su troškovi razdoblja te je postavka da je za iste potrebno obaviti prihodovanje za 2016. godinu u visini od 50 % od iznosa do tada (29.09.2016. godine) plaćenih izdataka (odnosno potraživane i isplaćene bespovratne potpore po toj osnovi). Je li to prihvatljivo?

b) Da, za izdatke projekta koji se evidentiraju kao troškovi razdoblja (upravljanje projektom, revizija, promidžba) pripadajući iznos bespovratnih sredstava evidentira se u prihode u godini u kojoj su ti troškovi i nastali.

Da. Prema računovodstvenim načelima troškovi obuke zaposlenika za rad na specijalnim strojevima, kako bi strojevi mogli biti stavljeni u upotrebu, evidentiraju se u nabavnu vrijednost stroja. Tu se obično radi o vanjskim dodatnim uslugama edukacije od strane prodavatelja stroja za što se ispostavlja račun ili se navodi u okviru računa za kupnju stroja. Navedeno se temelji na činjenici da u nabavnu vrijednost ulaze svi troškovi do dovođenja stroja u upotrebu.

Vezano uz računovodstveno evidentiranje troškova koji ne ulaze u prihvatljive troškove, za iste, sukladno Ugovoru, ne postoji obveza računovodstvenog evidentiranja u projektu. No, Korisnik može radi svog internog praćenja i ostale troškove vezane za projekt evidentirati prema oznaci projekta zajedno s prihvatljivim troškovima.

PT2 nakon provjere svakog ZNS-a u sklopu projekta dostavlja Korisniku Obavijest o rezultatima provjere Zahtjeva za nadoknadom sredstava u sklopu koje navodi podatke o troškovima koji su priznati te onima koji nisu.

Troškovi neto plaće zaposlenika uobičajeno se isplaćuju u jednom iznosu, kao i pripadajući doprinosi i porezi. Također, plaće se često isplaćuju u ukupnim iznosima za sve djelatnike (slanjem skupnih datoteka u Banke) i nije baš uobičajeno da se odvojeno isplaćuju plaće nekih djelatnika. Sukladno tome, a uzimajući u obzir komplikaciju i troškove dodatnih naloga, Korisnik može isplatiti plaće s redovnog računa za sve djelatnike.